Qui vient de passer toute sa journée en réunion ??? Pas moi ! Au début c’était même un de mes objectifs : créer une boite sans réunion. Une “no-meeting company”. Et on l’a fait. Pendant 5 ans, note seule et unique réunion, c’était toute l’équipe autour de la table une fois par mois. Point. Et franchement ça fonctionnait plutôt bien ! Vous me direz, quand on est seule dans sa boite c’est facile ! Même à 3 ou 5 dans sa boite, ça se gère.

Les réunions dans une petite équipe

Mais à 15, on fonctionnait encore quasiment comme ça.
– On étaient tous dans un même espace réduit
– On avait les bons outils de communication
– On avait des relations humaines riches
– On étaient fous

Et puis, à un moment, tout est parti en vrille…

Ne plus perdre de temps en réunion

Si vous avez déjà travaillé dans une entreprise classique, vous vous êtes plaint, voir même arraché quelques cheveux, à cause de tout ce temps perdu dans des réunions sans fin, sans objectif clair où vous vous demandiez ce que vous faisiez là. On ne se doute pas du temps et de l’argent perdu par les entreprises atteintes de réunionite aiguë !

Un de mes objectifs en créant mon entreprise était d’éviter ça. J’ai donc choisi la voie inverse : le no-meeting. Pendant 5 ans, chez Epopia, nous avons fonctionné sans jamais faire de réunions, juste un et un seul grand rassemblement mensuel, nommé Comité de Pilotage, réunissant les cofondateurs, salariés, stagiaires, indep, … Pour une présentation sans filtre des chiffres et de la stratégie et un débat à cœur ouvert pour choisir ensemble la voie à suivre. Et cette politique “sans réunion” a fonctionné, pendant 5 ans…

Dans la première phase de vie de l’entreprise, lorsque tout le monde vie dans la même pièce, les choses sont faciles, tout le monde est au courant de tout en temps réel et on se comprend d’un simple regard.

Avoir les bons outils de communication

Dans une équipe très homogène, comme une startup tech dont le produit est purement technologique, tout le monde parle le même langage et travail de la même manière, souvent dans une culture de l’écrit très forte, ce qui rend le no-meeting simple et évident.

Dans tout les cas, pour pouvoir fonctionner sans réunion, il faut mettre en place de bons outils de communications :
– Un service de tchat en temps réel (slack/atolia/mattermost)
– Un service de gestion de tâche ou de ticket ( RedMine / Gitlab)
– Une gestion des priorité partagée (Trello / Gitlab)
– Une encyclopédie partagée (Wiki)
– Un système de partage de fichier (Miro / G suite / Nas)
Bref, s’assurer que, si l’on ne prend pas le temps d’en discuter autour d’une table, l’information est claire, partagée et archivée pur que tout le monde y ai facilement accès.

Les réunions quand l’équipe grandi

Et cela a fonctionné pendant 5 ans… que 5 ans… car le “no-meeting” a ses limites :
– Quand l’équipe grandi, que des équipes différentes se constituent, que tout le monde ne se connait plus aussi bien, que les gens ne sont plus assis les uns à coté des autres, des incompréhension commencent à naitre et le manque de relation humaine direct peut tendre certaines relations.

– Quand l’équipe est hétérogène avec des métiers et des personnalités très différentes, les mots peuvent prendre des sens très différents pour chacun et l’incompréhension arrive vite. Il est alors nécessaire de pouvoir se mettre autour d’une table pour s’assurer que tout le monde à bien le même niveau d’information et de compréhension.

– Quand des sujets impliquent plusieurs équipes en même temps, avec des interconnexions fortes, l’information humaine direct et le langage no-verbal peut aussi permettre d’aligner et de fluidifier les échanges pour éviter toutes les tensions inutiles.

Trouver son équilibre

Chez Epopia, nous avons donc faire le choix de remettre des réunions dans notre quotidien, tout en respectant quelques règles :
– Une réunion doit avoir un motif et un ordre du jour
– Une réunion ne doit réunir que les gens nécessaires
– Les gens peuvent accepter ou refuser d’y participer
– Toute réunion doit emmener à des prises de décisions avec un responsable désigné
– Tous les échanges et les décisions doivent être mise ensuite par écrit pour tout les autres.

On retrouve ainsi, dans notre quotidiens aussi bien des réunions d’équipe hebdomadaires que des standup quotidien ou encore toujours nos comité de pilotage. Chaque équipe à son organisation et cherche son propre équilibre.

Pour vous c’est quoi la réunion parfaite ?