Tu as repris le travail ? Tout seul, chez toi, en télétravail ? Tu ressens un éloignement avec le reste de ton équipe : Où sont-ils ? Comment vont-ils ? Travaillent-ils vraiment ? Avancent-ils bien ? Sont-ils sur les bons projets ? Ont-ils bien compris combien c’était important ?…  Travailler avec une grande équipe, surtout en télétravail, nécessite 2 ingrédients majeurs : de la confiance et de la communication

Le secret des startups

Aujourd’hui, je fais un focus sur la communication interne et vous révèle une des armes secrètes des startups pour organiser leur communication et la rendre la plus fluide et transparente possible : Ils ont de bons outils ! Slack, tickets, wiki, Nass, emails…

Pour finir l’année 2020 en beauté, Je vous offre donc une présentation des outils de communication utilisés au sein de la startup Epopia pour distribuer l’information de manière fluide et transparente

Les bons outils de communication interne

Ce qui rend le fonctionnement souple et agile dans une startup et permet l’horizontalité de la hiérarchie, c’est bien le mode de partage de l’information qui doit être maximal afin que chacun puisse, en toute autonomie, trouver les informations nécessaires à son travail et pouvoir interagir avec le reste de l’équipe, de manière transparente et sans obstacle. On remplace ainsi l’obligation de demander des validations par une obligation d’informer. Cela offre à toute l’équipe le droit de réagir et d’aider à faire encore mieux.

Au delà des mots, cette philosophie commune à la plupart des startup s’exprime à travers les outils de communications qui vont être mis en place et utilisés au quotidien. Pour chaque typologie d’outils, je vous citerait des exemples caractéristiques ou une version libre équivalente.

Un service de tchat en temps réel

Avec une fenêtre de chat permanent, toutes les équipes sont comme assises les unes à côté des autres, à un clic de distance pour se parler. On y retrouvera généralement des channel public par équipe et par projet dans lesquels l’information pourra être partagée mais surtout où se poseront les questions rapides qui nécessite une réponse immédiate. ce mode de communication n’est adapté qu’à l’instantané, possiblement en asynchrone, car les informations s’enterrent et se perdent rapidement. (Slack / Atolia / Mattermost)

Un outil de gestion de tache et tickets

Chaque tâche ou demande de tâche doit être notifié dans un ticket qui contextualise bien le besoin et définisse un responsable de sa résolution. Dès lors, chacun est responsable de résoudre ses tickets et il existe un espace pour échanger sur ce sujet spécifique. L’information y est mieux conservée et organisée, on peut en connaitre le niveau d’avancement et retransmettre la tâche quand le sujet avance. ( RedMine / Gitlab)

Une gestion des priorité partagée

Il existe des outils pour voir facilement l’état d’avancement de chaque tâche ou projet (ToDo, En cours, A tester, Review, Done…), pouvoir gérer les dépendances notre projet et partager une vision clair du travail à faire et des sujets prioritaires. (Trello / Gitlab)

Une encyclopédie partagée

Toute information qui reste valable et pertinente dans le temps doit être recensé dans un wiki afin qu’elle y soit classé et retrouvable à long terme. (Wiki / GitLab)

Un système de partage de fichier collaboratif

Le travail génère généralement des dossier et des fichiers de toutes formes (photo, excel, word, ppt, bd, vidéo…). Il faudra parfois pouvoir travailler à plusieurs sur un même fichier pour pouvoir le faire avancer. Il faudra toujours pouvoir l’archiver dans un espace partager où chacun saura comme le retrouver. Ces espaces plus ou moins complexes peuvent même s’interfacer aux outils précédemment vus pour former un tout cohérent. (Miro / Google suite / Next Cloud / Nas)

je ne recense ici que les outils de communication les plus rependus et systématiques. La communication pourra naturellement aussi reposer sur les emails, le téléphone, les visio-conférence ou encore la relation humaine direct afin de compléter le tableau et d’insuffler aussi un peu d’humain dans l’organisation. Bref, quelques soient vos outils, assurez vous que, si vous ne prenez pas le temps d’en parler autour d’une table, l’information soit claire, partagée et archivée pour que tout le monde y ai facilement accès.

 

Et dites-moi en commentaire quel cocktail d’outils vous utilisez dans votre entreprise

 

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